En términos generales, desde el 15 de enero de 2015, están obligadas a emitir factura electrónica, siempre que su facturación sea superior a 6.010.121,04 euros y tengan más de 100 empleados, las entidades aseguradoras y de crédito, las empresas suministradoras al consumidor de electricidad, gas y agua, las agencias de viaje y empresas de transporte de viajeros por carretera, ferrocarril, vía aérea o marítima y las que realicen actividades de comercio al por menor.
La facturación electrónica obligatoria se generalizará para todos los empresarios y profesionales en su relación con otros empresarios o profesionales tras la entrada en vigor de la Ley de creación y crecimiento de empresas (denominada Ley Crea y Crece), que entró en vigor el pasado 19 de octubre. La promoción del uso de la factura electrónica en operaciones entre empresarios y profesionales es una medida para digitalizar las relaciones empresariales, reducir costes de transacción, facilitar la transparencia en el tráfico mercantil y atajar de manera eficaz la morosidad en las operaciones comerciales. La directiva europea del IVA en vigor (Directiva 2006/112/CE DEL CONSEJO de 28 de noviembre de 2006 relativa al sistema común del IVA) establece que solo se puede emitir factura electrónica si así lo admite el receptor, pero esta norma ya ha sido excepcionada por el Consejo de la UE para el caso de Italia, por lo que es de prever que también lo hará en el caso de España.
La factura electrónica no es un documento (que contenga todas las menciones que debe tener una factura) remitido por vía electrónica, sino una factura emitida, transmitida y recibida en un formato electrónico estructurado que permita su tratamiento automatizado y electrónico; así lo establece la Directiva 2014/55/UE del Parlamento y del Consejo Europeo para la contratación pública. Conforme está concebida por el ordenamiento de la UE, la factura electrónica contiene información ofrecida por el emisor que puede ser automáticamente leída e importada en los sistemas de procesamiento de datos del receptor sin requerir procesamiento manual alguno.
Las propias empresas pueden desarrollar sus aplicaciones de facturación electrónica, aunque lo más habitual será acudir a empresas prestadoras de tales servicios. Según la Ley, las soluciones tecnológicas y plataformas ofrecidas por empresas proveedoras de servicios de facturación electrónica a los empresarios y profesionales deberán garantizar su interconexión e interoperabilidad gratuitas, de modo que se pueda elegir libremente el operador de este servicio por cada empresario o profesional. No obstante, la factura electrónica podría ser acompañada por una versión legible para las personas que sirviese para su fácil revisión o cumplimiento de requisitos formales como, por ejemplo, los exigidos en los ámbitos del IVA o de los Impuestos Especiales.
Ya existe buen número de empresas que proporcionan o son capaces de proporcionar este servicio. De hecho, la Administración tiene establecidos unos requisitos específicos relacionados con la conexión con determinado interfaz, que han de cumplir las empresas suministradoras del servicio de facturación electrónica. Es de prever que la generalización de la obligación de facturación electrónica en las operaciones entre empresarios y profesionales propicie la aparición de nuevos operadores de este servicio. En este sentido, debe tenerse en cuenta que dentro del Plan de Digitalización de Pymes 2021-2025 figura el programa Digital Toolkit (conocido como “kit digital”), con un presupuesto de 3.000 millones de euros, para proporcionar a las empresas ayudas no reembolsables que, entre otras finalidades, les permitiría financiar la adquisición y puesta en marcha de las aplicaciones requeridas para la facturación electrónica.
Grandes y pequeñas empresas, profesionales, autónomos y empresas individuales, a todos afecta este cambio con independencia de su tamaño. Toca ahora comenzar a decidir cómo preparar los sistemas de información para ambas situaciones, la emisión y la recepción de facturas electrónicas. En los seis meses siguientes a la entrada en vigor de la Ley deberá dictarse un reglamento de aplicación y, a partir de entonces, los empresarios y profesionales cuya facturación anual sea superior a ocho millones de euros deberán adaptarse al sistema de facturación electrónica en el plazo de un año. Para el resto de los empresarios y profesionales, dicho plazo será de dos años. Es pues el momento de olvidar las carpetas archivadoras en las que, debidamente ordenadas y taladradas, se guarda todo tipo de facturas. Adiós a las facturas de papel.